Écrire une lettre de remerciement professionnelle : conseils et exemples

Dans le monde professionnel, les occasions de dire « merci » ne manquent pas, et pourtant, bien peu pensent à le faire. Votre contrat prend fin et vous avez vécu une expérience très positive ? Vous avez obtenu le stage de vos rêves ? Vous venez de passer un entretien d'embauche ? C'est le moment d'écrire une lettre de remerciement, polie et professionnelle.

Bien, mais comment s'y prendre ? Lisez la suite de cet article pour profiter de précieux conseils et d'exemples concrets pour réussir votre lettre de remerciement.

Pourquoi rédiger une lettre de remerciement ?

1. Pour exprimer votre reconnaissance

Cela peut sembler évident, et pourtant, c'est essentiel : n'écrivez de lettre de remerciement que si vous éprouvez réellement de la gratitude. Votre lettre doit absolument être sincère pour toucher son destinataire et garantir que vous saurez trouver l'inspiration et le ton juste.

2. Pour faire bonne impression

Rédiger une lettre de remerciement professionnelle en bonne et due forme multiplie vos chances de faire bonne impression, voire de vous démarquer d'autres candidats après un entretien. En effet, de nos jours, bien peu de personnes ou d'entreprises prennent le temps d'envoyer des remerciements, et ceux qui le font ne laissent jamais indifférents, car ils font preuve de professionnalisme et de tact.

3. Pour marquer un moment-clé de votre parcours professionnel

Les contextes professionnels dans lesquels nous éprouvons de la reconnaissance sont toujours des moments-charnières : une promotion, une expérience gratifiante, un changement de carrière. Quel que soit cet événement, vous voulez avancer dans votre carrière en célébrant chaque étape avec élégance et professionnalisme, en remerciant tous ceux qui vous aident à progresser.

4. Pour montrer votre implication et votre enthousiasme

Vous vous engagez dans ce que vous faites, vous ne tenez rien pour acquis et vous considérez vos supérieurs et vos collègues comme des personnes à part entière et non comme de simples figurants jalonnant votre parcours professionnel. Bref, vous aimez votre travail et respectez votre entourage professionnel. Dans ce cas, rien ne vaut une lettre de remerciement lors d'une occasion spéciale pour exprimer votre engagement et votre gratitude.

Comment structurer une lettre de remerciement professionnelle ?

Une salutation appropriée, avec le nom du destinataire (« Monsieur Villeneuve, … »)
Une brève introduction expliquant l'objet de votre lettre
Le corps de la lettre, où vous détaillez les raisons de votre reconnaissance
Une conclusion où vous réitérez vos remerciements
Une formule de politesse (« Bien à vous », « Cordialement », etc.)
Une signature

Dans quels contextes professionnels faut-il envoyer une lettre de remerciement ?

Après un entretien d'embauche

Si vous pensez que votre entretien s'est bien passé, ne passez surtout pas à côté de cette opportunité de vous démarquer des autres candidats, tout en réitérant votre intérêt pour le poste. Envoyer une courte lettre de remerciement après un entretien d'embauche aidera la personne responsable du recrutement à se souvenir de vous, tout en réaffirmant votre professionnalisme et votre motivation.

Conseils :

L'objet de votre e-mail doit être clair et concis, par exemple : « Remerciements pour l'entretien du [date] pour le poste de [intitulé du poste] ».

N'envoyez pas cet e-mail trop tôt (vous risqueriez de passer pour quelqu'un d'irréfléchi et d'insistant) ni trop tard. La fenêtre idéale se situe entre 24 et 48 heures.

Voici un exemple :

Madame Genet,

Je tenais à vous remercier de m'avoir accordé du temps lors de notre entretien concernant le poste de [titre] à pourvoir. Cet échange m'a permis de mieux cerner les enjeux des tâches et fonctions décrites, et a renforcé ma motivation. Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Cordialement,

Pauline Mizan

Numéro de téléphone

Lorsque vous quittez votre entreprise ou changez de service

Même si votre mission a été de courte durée, partir sans dire « au revoir » ni « merci » manque de tact et de courtoisie. Vous ne savez jamais ce que l'avenir vous réserve, aussi vaut-il toujours mieux laisser une image positive derrière vous. Qui sait, ces anciens collègues pourraient un jour se trouver à nouveau sur votre chemin ? Que vous changiez d'entreprise ou de service, vous pouvez même écrire plusieurs lettres de remerciement en fonction du contexte : à vos collègues, à votre supérieur hiérarchique, à vos clients, à vos fournisseurs.

1. À vos collègues :

Conseil :

Vous pouvez opter pour un objet un peu plus personnel, du type « Un nouveau départ » ou « MERCI À TOUS ! ».

Exemple :

Bonjour à toutes et à tous,

Je vous écris pour vous annoncer mon départ, et surtout pour vous remercier de ces quelques mois passés à vos côtés. Vous m'avez tous beaucoup appris, et j'ai vraiment apprécié votre gentillesse et votre professionnalisme. Je remercie tout particulièrement Solène pour son aide précieuse (la photocopieuse…) et Pierre pour ses blagues.

Je garderai un très bon souvenir de cette mission, et qui sait ? Peut-être que nos chemins se croiseront à nouveau.

Encore un grand merci,

Bien à vous,

Victor Ménez

2. À votre supérieur hiérarchique

Monsieur Lebrun,

Je tenais à vous remercier pour le soutien et la confiance que vous m'avez offerts lors des 9 mois que j'ai passés chez [Nom de l'entreprise]. J'ai beaucoup appris sous votre direction, et vos conseils m'ont permis de progresser professionnellement. C'est certainement en partie grâce à vous que je suis aujourd'hui en capacité d'assumer les nouvelles responsabilités qui m'attendent.

Je vous adresse donc encore une fois mes remerciements les plus sincères et vous souhaite tout le meilleur pour l'avenir.

Bien à vous,

Félix Durand

À la fin d'un stage

Une lettre de remerciement à la fin d'un stage est un excellent moyen de renforcer votre réseau professionnel et de laisser une excellente image de vous. C'est même une étape incontournable pour tout stagiaire. Bien sûr, vous devez l'adresser à votre responsable / maître de stage.

Conseils :

Envoyez votre e-mail de remerciement dans les jours qui suivent la fin de votre stage
Si vous optez pour un e-mail, choisissez un objet simple et clair, par exemple « Remerciement pour le stage effectué chez [Nom de l'entreprise] »
Écrivez dans un style qui correspond à votre âge et à votre personnalité, en évitant les formules pompeuses

Exemple :

Monsieur Hy,

Je tiens à vous remercier de l'accueil que vous m'avez réservé et du temps que vous m'avez consacré pendant mon stage dans votre entreprise.

Cette expérience m'a énormément apporté, car elle m'a non seulement confortée dans ma volonté de travailler dans ce secteur d'activité, mais m'a aussi donné de nombreuses ressources pour y parvenir.

Grâce à la confiance que vous m'avez accordée, j'ai pu contribuer à la réalisation de plusieurs missions de terrain, et je vous en suis vraiment reconnaissante.

Je vous souhaite tout le meilleur dans la poursuite de vos activités,

Bien à vous,

Youna Mermande

Attention à l'orthographe !

Un dernier conseil : soignez votre orthographe, ou faites relire votre lettre par une personne de confiance. Ce serait dommage de ruiner tous vos efforts !